Đã đến lúc bạn cần một hệ thống ERP để đưa doanh nghiệp hoạt động tốt nhất
Khi mới thành lập, hồ hết chủ doanh nghiệp đều tự mình xử lý các đơn hàng, tài chính và dữ liệu của doanh nghiệp. Chỉ cần bảng tính excel, email và một website tốt là đủ để doanh nghiệp hoạt động. Tuy nhiên, khi các startup phát triển, nhà quản trị sẽ ngày càng phải quản lý nhiều dữ liệu hơn. Nếu bạn không còn cảm thấy doanh nghiệp mình ‘nhỏ’ nữa, đã đến lúc vận dụng ERP vào quản trị nguồn lực.
ERP là giải pháp cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông báo của tất các phòng ban trên một cơ sở dữ liệu độc nhất. Với ERP, bít tất các hoạt động từ quản lý sản phẩm, hoạch định sinh sản, quản lý kho, bán hàng, mua hàng, marketing và kế toán đều được xử lý trên cùng một hệ thống giúp quản lý được xuyên suốt và vận hành dễ dàng hơn rất nhiều.
Mặc dù không phải doanh nghiệp nhỏ nào cũng cần đến giải pháp ERP, nhưng đã là chủ doanh nghiệp thì cần thiết phải cân nhắc đến ERP một khi kinh doanh đạt đến quy mô nhất định. Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý. Nếu doanh nghiệp bạn có bất kỳ dấu hiệu nào dưới đây thì đã đến lúc phải kiêng một giải pháp ERP.
Công ty đang sử dụng nhiều phần mềm có dữ liệu chồng chéo nhau. thí dụ nội bộ công ty có một hệ thống để theo dõi các đơn đặt hàng hay website bán hàng. Phòng kinh doanh lại sử dụng một hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) online, và kế toán thì dùng phần mềm kế toán offline. Dữ liệu của từng hệ thống nằm ở nhiều nơi khác nhau, và nhiều khi bị lặp lại. Chính vì không có một hệ thống quản lý thông tin tập kết, bạn không thể tích hợp và làm sạch dữ liệu giữa các phòng ban.
Do các dữ liệu quan trọng được đặt ở nhiều nơi khác nhau, bạn khó nhận ra lỗ hổng bảo mật. Doanh nghiệp có vài hệ thống quản lý một lúc, xử lý nhiều hoạt động kinh dinh quan trọng và dữ liệu tản mác ở nhiều chỗ. Liệu các dữ liệu này có được bảo mật? Những ai có quyền truy cập? Thậm chí liệu bạn có biết dữ liệu đang nằm ở đâu không chứ đừng nói đến việc bạn tự truy cập dữ liệu? Nếu bạn chẳng thể giải đáp các câu hỏi trên thì bạn kiên cố cần tới ERP.
Khó truy cập thông tin khi cần do các hệ thống không trò chuyện được với nhau. Hệ thống quản lý đơn hàng được theo dõi theo tên khách hàng. Khách hàng thì bị lặp lại trong hệ thống CRM nhưng lại không đúng tên như trong hệ thống quản lý đơn hàng, và số đơn hàng lại không nằm trong CRM. viên chức bán hàng phải sử dụng cả hai hệ thống để nhập thông tin khách hàng, mất nhiều thời gian và nhiều việc hơn khi cần tiếp cận các thông báo này. Chưa kể đến việc sau khi lấy được thông tin từ các hệ thống rồi thì chúng lại không khớp nhau!
Mất vài ngày hay cả tuần để xác định doanh thu của tháng. Doanh nghiệp bán hàng, nhưng lại mất cả tuần để có được doanh số bán hàng trong tháng. Đối với công nghệ đương đại và nhịp làm việc nhanh ở thời buổi này, một ngày đã là quá dài!
Có khách hàng muốn mua sản phẩm/dịch vụ, nhưng bạn chẳng thể phục vụ.Khách hàng đã đánh giá sản phẩm của bạn hơn một tháng trời, và đã đến lúc muốn mua. Bạn lại trả lời khách là không thể vì hàng trong kho đã hết, hoặc tệ hơn là bạn quên cả phục vụ khách hàng này. Như vậy bạn không chỉ mất đi một dịp bán hàng, mà còn mất đi các nhịp mai sau có thể nảy từ khách hàng này.
