Giá trị then chốt khi DN đầu tư một hệ thống giải pháp phần mềm ERP tốt nhất không phải là chọn phần mềm mà chọn cho mình một mô hình quản lý DN tiên tiến trong đó CNTT là dụng cụ mạnh để thực hành ý đồ quản lý này. Việc tiến hành chọn lọc khi đầu tư một hệ thống ERP tốt nhất sẽ làm tăng hiệu quả đầu tư và giảm thiểu rủi ro khi dự án được triển khai. Nội dung dưới đây chia sẻ phương thức tiếp cận – chuẩn bị lựa chọn một giải pháp phần mềm ERP tốt nhất.
Từ lúc DN bắt đầu có ý định trang bị giải pháp phần mềm ERP tốt nhất sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả là một lộ trình dài. Việc thực thi lộ trình đó theo các công đoạn sẽ được chia thành các bước theo sơ đồ minh họa dưới đây.
Bước 1: Xác định đích và kỳ vọng quản lý cần đạt được
Mục đích của công việc này là đặt ra những chỉ tiêu quản lý kỳ vọng mà giải pháp phần pháp ERP tốt nhất sẽ giải quyết được. Các bài toán quản lý nào cần giải quyết, trật tự ưu tiên khai triển trong đơn vị...
Một trong những lỗi của DN thường chưa phân định rõ ràng giữa “đích tác nghiệp” và các “đích quản trị”. Nếu, tác nghiệp hướng tới đáp ứng các đề nghị của viên chức thì đích quản trị lại hướng tới thu thập, xử lý và phân tách thông báo tương trợ cho lãnh đạo khi quyết định. Việc hoạch định đúng các mục tiêu này sẽ là định hướng cho bước kế tiếp.
Bước 2: Đánh giá và chọn lọc giải pháp
Từ những chỉ tiêu đề ra trong bước 1, tiếp theo là tiến hành đánh giá và chọn lọc giải pháp; Trong đó có xét đến nhân tố ngân sách. phần đông các giải pháp phần mềm ERP tốt nhất có thể giải quyết tốt các quy trình nghiệp vụ cơ bản như tài chính, mua hàng, bán hàng...
Do đó, DN cần để ý vào khả năng giải quyết các đặc điểm ngành. ví dụ: ở ngành dệt may cần chú ý đến khả năng tổ chức mã sản phẩm để quản lý được màu sắc, kích cỡ, tính chất màu sắc ứng với từng đơn hàng. Trong khi đó, lại cần tìm hiểu khả năng tổ chức, thiết lập mã vạch (barcode) tụ hội, quản lý kho hàng, phân phối tụ hợp, quản lý khách hàng thân thiết... đối với các giải pháp cho chuỗi siêu thị. Việc đánh giá, chọn lọc sản phẩm cần xét đến tiện ích dùng của sản phẩm.
Bước 3: Đánh giá và chọn lựa đơn vị tư vấn khai triển giải pháp được lựa chọn từ bước 2
Đây là bước quan trọng nhất của cả tiến trình chuẩn bị. DN cần đánh giá năng lực của đơn vị triển khai phê duyệt phương pháp luận triển khai. giám định các tri thức chuyên gia, kinh nghiệm trong ngành của các chuyên gia tư vấn khai triển giải pháp.
Việc đánh giá bao gồm cả coi xét đến nhân sự của đối tác triển khai, coi xét các điều kiện đáp ứng của bản thân DN đối với đơn vị cung cấp dịch vụ khi khai triển dự án. Trong thực tế, đây là bước khó khăn và tốn thời kì nhất của cả tiến trình.
Bước 4: tính hạ tầng, trang thiết bị và hệ thống mạng cho giải pháp được chọn
Với những giải pháp ERP tốt nhất thì việc tính này sẽ không quá phức tạp nhờ phương tiện tính hạnh hệ thống (tính dung lượng cơ sở dữ liệu, cấu hình hệ thống máy chủ, mạng...) ứng với từng nhà cung cấp phần cứng DN cần quyết định phân chia tuổi đầu tư hạ tầng hợp với lộ trình đưa phần mềm ERP vào khai phá.
Bước 5: Làm việc với nhà cung cấp giải pháp
Từ giờ đến lúc thương lượng mua bản quyền dùng phần mềm ứng với các phân hệ (module) chức năng, số lượng người dùng tương ứng với lộ trình khai triển đã hoạch định cùng đơn vị tư vấn. Đây cũng là công việc không quá phức tạp giả dụ công việc trong bước 3 được thực hành kỹ lưỡng và chi tiết.
