Làm thế nào để doanh nghiệp khai thác các lợi ích phần mềm ERP được tốt nhất
triển khai phần mềm ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn khác về việc khai phá lợi. của phần mềm ERP sau khi khai triển. DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước.
Bước 1: Quản lý hướng chức năng
phần đông các quy trình quan yếu của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy tờ.
Đây là tuổi mà các DN trước khi khai triển ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì dù rằng có hệ thống ERP nhưng DN chỉ vỡ hoang được những ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ.
Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của tất cả hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải bảo đảm an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng phí lưu kho của DN.
Bước 2: Quản lý hướng kết liên các bộ phận
Trong tuổi này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự kết liên của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration).
Qua một thời gian dùng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Một tỉ dụ trong thực tiễn sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hành sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể vỡ hoang thêm được các ích sau:
Bước 1: Quản lý hướng chức năng
phần đông các quy trình quan yếu của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy tờ.
Đây là tuổi mà các DN trước khi khai triển ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì dù rằng có hệ thống ERP nhưng DN chỉ vỡ hoang được những ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ.
Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của tất cả hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải bảo đảm an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng phí lưu kho của DN.
Bước 2: Quản lý hướng kết liên các bộ phận
Trong tuổi này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự kết liên của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration).
Qua một thời gian dùng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Một tỉ dụ trong thực tiễn sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hành sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể vỡ hoang thêm được các ích sau:
- Giảm phí ưng chuẩn việc giảm thời kì xử lý các quy trình can hệ đến nhiều phòng ban khi vận dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: duyệt y tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng; tự động rà hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ…
- Đặt ra lịch trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, đề nghị nguyên phụ liệu, sinh sản, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"…
Bước 3: Quản lý hướng quy trình
Đây là tuổi DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo dựng giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hành quy trình.
Trong thời đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời kì thực hành quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa tổn phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty.
Bước 4: Quản lý hướng chuổi cung ứng
Trong tuổi này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp.
Việc đổi thay này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, sức ép cạnh tranh. Các DN nước ta cần có đích rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ ứng dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hành đích này.
Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tham mưu tương trợ để rút ngắn quá trình thay đổi này.
triển khai thành công ERP tức thị DN đã tạo được nền tảng cho sự phát triển bền vững của mình trong tương lai, đó là: cơ sở dữ liệu giao hội, chuẩn hóa quy trình và khả năng thích nghi với các thay đổi liên tiếp. Vấn đề là làm sao biến nền tảng này thành những kết quả tài chính cụ thể.
