Hoạch đinh nguồn lực doanh nghiệp hay ERP là một phần mềm lớn bao quát với các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào quy mô và loại hình kinh doanh, giải pháp ERP của bạn có thể tác động đến mọi bộ phận từ kế toán đến nhân sự tới phân phối sản phẩm và quản lý kho.
một số giải pháp mang tính tổng quát và được hướng tới quy mô của khách hàng còn các giải pháp khác được sử dụng để phù hợp với từng ngành công nghiệp cụ thể hoặc loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là ngành sản xuất. Nhưng mọi giải pháp đều có những phân hệ mấu chốt là nhóm những tính năng hỗ trợ tập kết các chức năng kinh dinh.
Các phân hệ trong hệ thống ERP của các công ty và nhà nước có nhiều tính năng hơn và phức tạp hơn các tính năng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; các phân hệ được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được đơn giản hóa để hợp với yêu cầu của họ. Tóm lại, có 3 phân hệ sẽ đem lại lợi ích cơ bản khi dùng ERP cho bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp.
Chức năng đàu tiên là phân hệ tài chính - trái tim của phần mềm ERP
Phân hệ này có thể giao hội các dữ liệu tài chính từ mọi bộ phận trong tổ chức của bạn để giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hoạt động của tổ chức. Phân hệ tài chính xử lý tổng thể việc quản trị kế toán (bao gồm sổ cái và các khoản phải thu, phải trả), mua hàng, và thanh toán.
Một vài phân hệ cũng bao gồm cả hoạch định ngân sách, dự báo và quản lý tài sản. Một số nhà cung cấp gộp chung việc trả lương vào phân hệ tài chính của họ, trong khi số khác thì lại gộp vào phân hệ nhân sự. Mỗi phân hệ quản lý tài chính đều có chút dị biệt, do vậy việc tìm ra cái nào hợp với chức năng tài chính trong doanh nghiệp của bạn là hết sức quan trọng.
Để dùng nó một cách hiệu quả, bạn cần có khả năng tạo những mỏng dùng dữ liệu thời kì thực. Những báo cáo này cũng nên dễ hiểu và biểu thị dữ liệu cho các nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp của bạn; Giám đốc tài chính (CFO) cần một cái nhìn kiên cố về dữ liệu tài chính và điều này không nhất mực giống với cái nhìn mà Kế toán trưởng yêu cầu.
Hãy độ những báo cáo đa dạng như sổ cái, bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính quý. ngoài ra, hãy tìm một giải pháp ERP có thể xuất dữ liệu để phân tích dưới dạng các nhân viên đều có thể sử dụng, như Microsoft Excel.
Hai chức năng còn lại của hệ thống ERP, giúp quản lý doanh nghiệp tốt hơn
- Phân hệ nhân sự giúp bạn quản lý mọi mặt về nguồn nhân công
Một vài phân hệ HR cũng có các ứng dụng để quản lý việc tính lương, quản trị nhân tài, đào tạo và tuyển dụng, bảo đảm tuân luật cần lao và phân tích nguồn nhân lực.
Để sử dụng phân hệ HR hiệu quả, bạn phải chọn cái có thể tương trợ các tính năng mà bộ phận nhân sự của bạn phải thực hiện và phù hợp với nguồn lực của bộ phận. Ví dụ, nếu ắt viên chức của bạn đều làm việc hưởng lương tháng, bạn không cần các công cụ để theo dõi thẻ chấm công.
Hãy chừng một giải pháp có mẫu sẵn để các nhân viên nhân sự có thể điều chỉnh theo nhu cầu của họ và có giao diện dễ sử dụng.
- phân tách kinh doanh thông minh (BI) giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn nhanh hơn
Điều này sẽ đem lại cho bạn cái nhìn hợp nhất về tài chính, nhân sự, bán hàng, marketing và nhiều hơn nữa, tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang dùng. Một phân hệ BI cần hoạt động theo thời gian thực và nó nên cung cấp những cách nhìn được cá nhân hóa dựa trên vai trò của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.
Các ít nên linh hoạt để bạn có thể thêm những trường mới khi bạn cần và tạo ra các công thức tùy chỉnh. Bạn cũng cần có khả năng sử dụng đồ thị và biểu đồ, đào sâu (drill-down) vào các thưa, sắp xếp, lọc và định dạng dữ liệu.
Phân hệ này cũng nên có khả năng dạo và tương trợ kết xuất ra các loại tài liệu đa dạng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Adobe PDF. Để đạt hiệu quả nhất, bạn nên tích hợp phân hệ BI với phương tiện BI của nhà cung cấp thứ ba.
