Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lên chiến lược kinh doanh được tốt nhất
Phần mềm quản lý nguồn lực hiệu quả dành cho khối doanh nghiệp - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) được đánh giá là dụng cụ hữu ích giúp doanh hoàn thiện công tác quản lý để dùng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sinh sản kinh doanh. Đặc biệt trong bối cảnh khủng hoảng tài chính, phần mềm này càng chứng tỏ được tính hữu ích của nó. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn chuẩn xác hơn về ERP.
CẮT GIẢM KHÔNG PHẢI LÀ BIỆN PHÁP TỐT
Không chỉ có Chính phủ, các cơ quan quốc gia mà ngay cả các doanh nghiệp cổ phần và tư nhân cũng đã áp dụng các chính sách như cắt giảm tổn phí, tối thiểu 10% (còn gọi tắt là C10), hay thu hồi công nợ. Nhiều doanh nghiệp thậm chí còn đưa ra các biện pháp mạnh như dừng các giao tiếp bán hàng, doanh nghiệp không hoạt động trong một thời kì ngắn nhằm điều chỉnh giá bán, thu hồi công nợ, giải quyết hàng tồn … Với C10, các khoản mục chi tiêu không trọng điểm sẽ bị loại bỏ hoặc bị dừng vô hạn vận. Với nhiều doanh nghiệp thì các dự án Công nghệ thông báo được liệt vào “nhóm C10″, trong đó dĩ nhiên có dự án ERP.
Việc cắt giảm nói trên về căn bản là chuẩn xác. Nó sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán về kiểm soát, đặc biệt là kiểm soát uổng và công nợ, hàng tồn kho. Qua đó, doanh nghiệp sẽ quản trị tốt dòng tiền ra - vào. Với các doanh nghiệp đã áp dụng ERP, công việc này trở nên dễ hơn nhiều vì hệ thống ERP đã tương trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát nói trên. Ví dụ như việc dừng bán hàng và phí, chỉ cần dừng hoàn toàn hệ thống ERP, các giao dịch sẽ không thực hiện được, hóa đơn sẽ không được in ra và hệ thống sẽ không cho phép doanh nghiệp tiếp kiến thực thi cho đến khi doanh nghiệp hoàn thiện việc điều chỉnh. Nhưng còn các doanh nghiệp chưa áp dụng ERP thì đang ngập ngừng xem có nên đầu tư ERP vào thời khắc này hay không và có nên coi dự án ERP là dự án trong C10 hay không?
ĐẦU TƯ CHO ERP CÓ TỐT KHÔNG?
Nếu doanh nghiệp chưa thể kiểm soát được các nhân tố như ngân sách, thời kì, nguồn lực con người… trong bối cảnh khủng hoảng thì đây lại là thời khắc cần thiết nhất đề đầu tư cho hệ thống này. thông thường khi đầu tư, các chủ đầu tư sẽ coi xét 3 yếu tố chính:
- Tổng chi phí
- thời kì khai triển
- Kết quả thu được
Về tổng phí, rõ ràng mức đầu tư cho hệ thống ERP là không cao so với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, bản thân ERP cũng là một tài sản vô hình nên việc đầu tư không khăng khăng phải dùng các nguồn vốn sẵn có của doanh nghiệp mà có thể dùng các nguồn vốn hình thành từ các nguồn khác như vốn vay, vốn huy động khác … Một nhân tố quan yếu nữa là vấn đề tỷ giá. Cơ cấu hoài của dự án ERP bao gồm: thiết bị phần cứng và hạ tầng, bản quyền phần mềm ERP và kinh phí dịch vụ khai triển. Trong 3 cấu phần này thì đa số nhất thuộc về kinh phí dịch vụ khai triển. Đây là phần hầu như thường phải “nhập khẩu” nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể chi trả bằng đồng Việt Nam. Điều này sẽ giảm gánh nặng cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc được mua sản phẩm “ngoại” với giá “nội”.
thời gian triển khai thực sự là một vấn đề nóng, vì hệ thống ERP sớm đưa vào sử dụng ngày nào sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn ngày ấy. Chính trong thời điểm khi mà doanh nghiệp đang tập trung nhiều hơn trong việc kiểm soát và giảm bớt các hoạt động kinh doanh thì nguồn lực chính của doanh nghiệp sẽ được dành cho công việc này. nên chi, việc khai triển ERP trong thời khắc này có thể thuận lợi hơn rất nhiều, các doanh nghiệp sẽ đưa ra các bài toán và đề nghị rất cụ thể để hệ thống ERP phát huy được sức mạnh của mình khi khai triển.
Kết quả thu được, theo kỳ vọng sẽ là một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Nó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát tốt hơn các bài toán về phí tổn, doanh thu, dòng tiền, công nợ, hàng tồn … đồng thời, hệ thống này sẽ hỗ trợ cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kịp thời như quyết định các thời khắc bán hàng, đặt và gom hàng hóa, vật tư theo dự báo, dự trữ ở các mức cần thiết sẵn sàng cho sinh sản … Có như vậy, doanh nghiệp mới sẵn sàng và chủ động ứng phó được bối cảnh nền kinh tế hiện
NÊN CHỌN CÁC PHÂN HỆ NÀO TRƯỚC
Để kiểm soát tốt hơn các vấn đề trên thì một hệ thống vắng và kiểm soát tác nghiệp sẽ là kết quả đầu ra cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP chỉ nên tụ hợp vào các phân hệ lõi thuộc các quy trình cơ bản sau:
- Quản lý Tài chính - Kế toán
- Quản lý Bán hàng
- Quản lý Kho hàng
- Quản lý Mua sắm
- Hệ thống bẩm quản trị
Riêng phân hệ Quản lý sản xuất chưa thực sự cấp thiết vì thời kì triển khai dài, doanh nghiệp vẫn có thể đưa một số giải pháp khắc phục trợ thời trước mắt với việc quản lý uổng, nên chưa cấp thiết phải triển khai phân hệ này ngay. Các doanh nghiệp nên chuyển qua việc quản lý qua hệ thống tài chính là hệ thống lõi tập hợp thay vì giao hội trên các hệ kinh dinh hoặc sinh sản như trong các tuổi trước đây.
